Giliųjų polių menas

Per dvi valandas mes to negalime padaryti, nesuteikia man jokios vilties. Christine Widmayer žiūri į vieną situaciją, kad įvertintų situaciją. Mes susiduriame su savo naująja byla, nusikaltimo vieta yra mano stalas, kaltininkas yra man. Pažvelkime į polius ant stalo, šalia ir šalia tų kalnų kalnų, kurie per pastaruosius kelis mėnesius ir metus nuolat augo. Šie kalnai man atrodo nepalankūs. Kita vertus, Widmayer, aš esu lengviau. Ji matė daugybę biurų, kuriuose netgi nebuvo matomas aukštas. Dvi instruktavimo valandos ji žada man, kad chaosas nebus visiškai aiškus, tačiau ji su manimi dirbs, kad ateityje sukurtų tam tikrą kamino vengimo sistemą.

Christine Widmayer biuro rūšiavimo paslaugą www.absolut-sortiert.de kviečia tiek didžiosios įmonės, tiek savarankiškai dirbantys asmenys, ir jie visi turi tą pačią problemą: popieriaus lapai ant jų stalų išaugo virš jų galvos. Widmayer padeda jiems iš naujo. Kai kurie juos užsisako dvi valandas, kaip ir aš, kiti - 20 ar tik kelias savaites. Jo blogiausias atvejis buvo advokatas, kurio sekretorius paliko biurą, kuriame buvo daug kaminų. Keturios savaitės, sako Widmayer, ji vos išėjo iš kambario. Ji yra kvalifikuota bibliotekininkė ir dirbo projektų vadovu, žino savo kelią apie rūšiavimo strategijas. Ir išvalyti daiktus iš kitų yra daug lengviau, nei jų savininkė, nes jūs nesate.

Užsakymo išlaikymas suteikia darbo laiko

Jaučiuosi geriau, kai ji man pasakė, kad ji pati buvo gana chaotiška. Ir pranešime: Iš mano paskutinio mokesčio, kuriame aš ieškojau dulkių polių visą dieną ieškant kvito. Iš užmiršto čekio, kurį man buvo malonu rasti, ir ponios banke, kuris kitą dieną ne tik atsisakė grynųjų pinigų, bet ir pažvelgė į jį kaip seną kaulą. Štai tada aš pradėjau svajoti apie tuščią stalviršį, padavimo dokumentus ir neapmokestinamą mokesčių deklaraciją.

„Vidutiniškai 20 proc. Mūsų darbo valandų praleidžiame paieškose“, - sako Widmayer. Pavojaus numeris. Vieną savaitę tai yra visa darbo diena, per vienerius metus 50 dienų! Gana daug laiko, kurį galėčiau naudoti kitiems dalykams. Psichologiškai, sako Widmayer, taip pat nepaprastai naudinga ateiti į stalą ryte, kur nėra nieko ar tik To Do sąrašo. Tai taip pat vengia to, kad pernelyg gerai žinau, jog aš žinau, kad tai, ką sužinojau: vienas nežino, ką daryti, pirmiausia atsistoja dar kartą, kad padarytumėte arbatą ir yra labiau beviltiška, jei grįšite prie stalo, kur vos užteks taurė randa.

Ant mano stalo Widmayer atpažįsta keletą bandymų pėdsakų, bet kažkaip nustato tvarką: kabančią lentyną, kuri perpildo. Dvi švirkštimo dėžės, kuriose yra nieko, išskyrus rašiklius. Aš šiek tiek gėdau, kai aš pakelsiu ritininio konteinerio stalčius ir mes susiduriame su dvejų metų krekingo sausainių ritiniu. Bet Christine Widmayer mane ramina: aš taip pat nepatogus, kaip ir dauguma kitų. „Mes tiesiog nebuvo gimę, kad išlaikytume tvarką“, - sako ji, „iš dalies dėl to, kad mes linkę atidėti ir antra, nes mes tiesiog nežinome, kur ją įdėti“.

Taigi svarbiausia yra sukurti sistemą, kuri veiktų. Rasti vietą visam, kas baigiasi ant stalo. Man skiriamas namų darbas: Savaitgalį turėčiau pažvelgti į mano polius, paimti kiekvieną popieriaus lapą į ranką ir pagalvoti apie tai, ką aš noriu su juo daryti, kaip dažnai turiu prieiti prie jo ir kur dokumentas būtų geriausiai saugomas. Pirmasis žingsnis, pašalinant kaminus, yra mokymasis sukrauti naujus kaminus, sistemos kaminus. Partijos su kategorijomis „Išmesti“, „Duok“, „Paraiškos“, „Vis dar dirba“.

Po savaitės, kai grįžta Christine Widmayer, iš pirmo žvilgsnio jis atrodo dar labiau nepatogus, nes mano studijos grindys yra padengtos naujais kaminais. Buvo daug, nes rūšiuojant sukūriau dar keletą kategorijų, pvz., „Perskaitykite dar“, „raidės“, „informacijos archyvavimas“ arba „nuotraukos“.

Paprasti įrankiai padeda lengviau tvarkyti daiktus

Kitas žingsnis yra surūšiuoti kaminai. Kartu mes galvojame, kurie organizaciniai įrankiai man geriausiai tinka: plokščia lentyna? Pašto dėžutės? Kabantys failą? Darbalaukio aplankas arba galbūt norėsite nustatyti failus? Klausimai, apie kuriuos aš niekada negalvojau. „Kiekvienas turi išsiaiškinti, kuri sistema jiems geriausiai tinka“, - sako Widmayer. Tačiau ji rekomenduoja keletą pagrindų. Pavyzdžiui, gautieji, kad galėtumėte iš anksto struktūrizuoti viską, kas ateina. Dabartinių projektų ritininis konteineris, kurį galima suskirstyti į sustabdytas rinkmenas.Ji taip pat yra didelė šių permatomų skaidrų dėžių gerbėja, kurioje galite sudėti kelis lapus - tai labai paprastas, bet veiksmingas įrankis, ypač jei laikote jį ant viršutinio lapo ir užrašykite, kas jame ir kas atsitinka turėtų.

Aš pasirenku darbalaukio aplanką dabartiniams projektams, vyresniems senesnių dokumentų kolekcionieriams ir klasikiniams storiems failų aplankams. Ateityje turėčiau persiųsti savo dokumentus kartą per savaitę. „Tvarka nėra sąlyga“, - įspėja ji, kol ji vėl išvyksta ir palieka mane vieni su nauja sistema, - jūs turite nuolat dirbti prieš chaosą.

Pažiūrėkime, ar jis veikia. Jei ne, bet kuriuo momentu galiu imituoti vieną iš savo klientų: jis nebepriima savo dalykų, bet turi kampą Christine Widmayer tyrime. Ji saugo visus savo dokumentus, rengia jam mokestį. Ir kai jam reikia kažko, jis niekada neturi ieškoti, tiesiog paskambinkite jai.

Christine Widmayer biurų rūšiavimo paslauga „visiškai surūšiuota“ siūlo individualius patarimus apie biuro organizavimą Berlyno ir Brandenburgo rajone. Kainos ir informacija www.absolut-sortiert.de.

Taigi užsisakyti ant stalo

Ką galite padaryti per dvi minutes: Padarykite tai padaryti! Priešingu atveju laikykitės „Post-It“ ir užsirašykite, ką norite su juo daryti.
Viskas, ko jums reikia greitai ir dažnai, turėtų būti pasiekiama, kiti dokumentai, pavyzdžiui, gali būti pakabinti failuose ritininiuose konteineriuose arba failų aplankuose lentynose.
Viskas, kas yra plokščia, užima daug vietos. Geriau: laikykite vertikaliai, pakabinamuose failuose ar saugojimo aplankuose. Aplankų nustatymo privalumas: šonuose jie neturi kilpų ir kabliukų, todėl juos galite lengvai įdėti į kišenę ir pasiimti su savimi.
Jei priprasti prie kasdienės pašto dėžutės, galite sutaupyti daug laiko: pirmajame krepšyje, viskas, kas nauja, antrajame krepšyje, dabartiniuose projektuose, o apačioje - baigti dokumentai, kuriuos galima siųsti paštu ,
Stalčiai pritraukia chaosą. Geriausia naudoti tik biuro reikmenims, pvz., Štampui, „Tesafilm“, segikliui ir tt Kas nori dar daugiau užsakymų, taip pat galite gauti stalčių separatorius.
Ne tik sutrikimai, net blogi biuro reikmenys valgo laiką! Pvz., Kai kuriais metais jie sumušė pusę skaldytų skylių. Štaberis turėtų susegti, klijuoti klijus, supjaustyti žirkles, kaip banalus, kaip atrodo.
Puikiai tinka pirmajam „Vorstrukturieren“ dangteliui. Viršutiniame lape galite priklijuoti jį ir užsirašyti, kas jame ir kas su ja turėtų atsitikti. Pažangiems naudotojams: antras pranešimas, esantis viršutiniame kairiajame ekrano kampe, jums primena, kiek laiko šis darbas turėtų būti atliktas. Taigi galite sukurti visą darbo dieną.
Išmesti: ką galima lengvai atkurti ir netrukdyti, reikia eiti į dėžę. Ką norėtumėte archyvuoti geriausiai surinkti archyvų dėžėse ar aplankuose ir aiškiai pažymėti.
Jei jums reikia kūrybinio chaoso, galite lengvai perkelti sceną: Pavyzdžiui, pakabinkite sienos lentą ant sienos ir surinkite viską, kas jus įkvepia. Kai kurie taip pat įdėti į kūrybinį langelį, kurį jie naršo, kai reikia.
Jei dirbate su darbų sąrašais, turėtumėte naudoti tik vieną, jei įmanoma. Kai kuriose darbo vietose darbų sąrašai pateikiami internete (adresas žr. Interneto patarimus).

Patarimai skaityti ir naršyti

Jei norite skaityti daugiau: Anne Brunner: Pocket Power minkštieji įgūdžiai: užsisakyti į chaosą. Hanser Wirtschaft 2007, 5,90 Euro Jürgen Kurz: Tidied up forever. Dvidešimt procentų daugiau efektyvumo biure. Gabal-Verlag 2007, 19,90 Euro Susanne Roth: Tiesiog išvalytas! Nugalėk chaosą 24 valandomis su supaprastinimo metodu. Campu Verlag 2005, 17,90 EUR Christopher A. Weidner: Feng shui prieš chaosą ant stalo: be streso ir sėkmingas darbe. Rowohlt 2004, 9,95 Eur

Nuorodos: - www.bumptop.com (tik anksčiau „Windows“) galite atsisiųsti programą, kuri paverčia darbalaukį į virtualų darbalaukį. Dokumentai ir programos yra dedami ant stalo, užrašai pritvirtinti prie sienos, po to užklijuojami ten, kur juos reikia dabar? kaip ant tikrųjų stalo. Taip pat yra „tvarkinga“ funkcija, kuri sujungia visus virtualiame darbalaukyje sukrautus dokumentus. Trūkumas: Jūs taip pat kartais turite eiti per jį. - Nemokami internetiniai užduočių sąrašai pateikiami, pvz., Www.tadalist.com, www.todooo.com arba www.rememberthemilk.com. Patarimai žinomiems stūmikams, pvz., Pateikiami pridedamame dienoraštyje prie knygos „Daiktai užfiksuojami be savaiminio drausmės kibirkšties“ (Katrin Passig, Sascha Lobo, Rowohlt 2008, 19,90 eurų) www.prokrastination.com. Įdomu tai, kad David Allen yra GTD savarankiško valdymo principas (Getting Things Done), daugiau - www.43folders.com. Savarankiškai dirbantys asmenys gali rasti strategijas adresu www.freelanceswitch.com.