Sustabdyti el. Pašto potvynį!

El. Laiškai yra laimingi. Kai jis girdi ar skelbia kompiuterio balsą „Jūs turite paštą!“, Išleistas laimės hormonas dopaminas, rado mokslininkai. Deja, sėkmė trunka ilgai.

Kadangi su kiekvienu el. Laišku nauju tašku užduočių sąraše, naujas informacijos įkandimas turi būti suardomas. Ir tam tikru momentu jis tampa nepatogus. Tada, kai praradome viską, kas atsidūrė visame mūsų pašto dėžutėje, tai, ką turime padaryti nedelsiant, kas laukia atsakymo ir ką mes galime saugiai ignoruoti - ir vis daugiau ir daugiau pranešimų į žmonių, kurie nori kažko iš mūsų. Tai taip pat stresas, varginantis ir vis dar kainuoja didelę mūsų darbo laiko dalį: 70 proc. Darbuotojų praleidžia valandą per dieną dirbdami el. Kaip mes galime nesugriauti el. Laiškų potvynyje?



1. Išjunkite automatinį pranešimą!

Padarykite be „pling“! „Būdama nuolat prieinama, yra viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų, susijusių su el. Laiškais“, - sako Petra Schmidt, organizacijos „profilplan“ organizacinė trenerė ir įkūrėja. Kiekvieną kartą, kai atvyksta naujas laiškas, mūsų smalsumas mus verčia greitai pamatyti, kas yra naujiena. Keletą sekundžių pastebimas dėmesys - jei mes dirbome sutelkti, išeisime iš sinchronizavimo. „Ypač kai sėdi sunkioje užduotyje, el. Laiškas yra sveikintinas pasiteisinimas nutraukti darbą“, - sako Petra Schmidt. Tačiau kuo dažniau žmonės pertraukiami į koncentruotą veiklą, tuo ilgiau jiems reikia, o kuo greičiau bus klaidos.



2. Suplanuokite nustatytus e. Pašto apdorojimo laikus!

Treneris Petra Schmidt rekomenduoja į pašto dėžutę žiūrėti tik tris kartus per dieną - nebent dirbate pramonėje, kurioje reikia greitai keistis informacija. Daugumoje el. Laiškų pakaks, jei atsakysime per dvi ar tris valandas - ir skubiais atvejais siuntėjas taip pat gali skambinti. Turėtumėte patikrinti el. Laiškus, kai pradėjote kompiuterį ryte. Tai jums pasakys, ar jums prieš dieną po darbo buvo išsiųsti svarbūs pranešimai. Antras elektroninio pašto čekis vyksta maždaug prieš pusvalandį prieš jūsų pietų pertrauką - tada galite reaguoti į skubius poreikius prieš pertrauką. Trečią kartą patikrinę savo pašto dėžutę vieną ar dvi valandas prieš uždarymo laiką. „Papasakokite savo kolegoms, kad tvarkote laiškus nustatytu laiku“, - pataria Petra Schmidt. Kai kurie žmonės būtų nustebinti, jei po dešimties minučių jūsų iš jūsų negavo jokios reakcijos.



3. Redaguokite el. Laiškus vienu metu!

Čia parašykite el. Laišką, paskui skambinkite trumpam, pasikartokite kitą kartą pateiktame pranešime - todėl jums sunku dirbti. Geriau: atliekant panašias užduotis vienu metu. Skirkite laiko atsakyti, rūšiuoti ar ištrinti visus el. Laiškus - po to galite atsipalaiduoti ir atsiduoti kitoms užduotims. Idealiu atveju jūsų el. Pašto dėžutė bus tvarkoma po kiekvieno apsilankymo.

4. Tinkamai saugokite el.

Sunku, bet su šiek tiek drausmės, bet įmanoma: pašto dėžutė neturėtų būti tokia ilga, kad negalėtumėte jo visiškai matyti ekrane vienoje išvaizdoje, pataria organizaciniam treneriui Petra Schmidt. El. Laiškai, kuriuose yra svarbios informacijos, kurią norite saugoti, yra saugomi aplankuose. Petra Schmidt rekomenduoja nenaudoti savo el. Pašto programos, bet saugoti el. Laiškus standžiajame diske. Pavyzdžiui, programoje „Outlook“ galite išsaugoti pranešimus, įskaitant jų priedus, * .msg failo formatu ir įdėti juos į įprastus failų aplankus standžiajame diske - taip jūs saugojote dokumentus ir korespondenciją projektui toje pačioje vietoje. Priklausomai nuo to, kas tinka jūsų darbui, galite galvoti apie kitą naudingą aplanko struktūrą. Svarbu tik: „Gautieji“ nėra nuolatinis saugojimas!

5. Palieskite kiekvieną el. Laišką tik vieną kartą!

Redaguodami el. Laiškus, vėliau neišsaugosite jokių užduočių! Jei tikitės atsakymo, nedelsdami atsakykite, perkeldami informaciją į atitinkamą aplanką. Daugelyje el. Pašto programų turite galimybę konvertuoti pranešimus į užduotis ir taip išsaugoti darbų sąrašą kompiuteryje. Ką nenorite nuolat išsaugoti kaip informaciją ar užduotį akyje: ištrinti!

6. Susipažinkite su savo el. Pašto programa!

„Outlook“, „Entourage“, „Thunderbird“ ir „Co“ gali padaryti daug daugiau nei tik rašyti ir gauti el. Laiškus. Verta išmokti keletą triukų: siųsti el. Laiškus tiesiai į tam tikrus aplankus arba juos pažymėti, kad galėtumėte greitai surasti visus tos pačios temos pranešimus. Kompiuterių kursuose ar giduose galite sužinoti, kokias galimybes siūlo jūsų programa.Laikas, kai investuojate, kad sužinotumėte tokius gudrybės, jūs greitai išeisite!

7. Dažnai skambinkite!

Ne visada el. Paštas yra tinkama ryšio priemonė. Telefonu gali būti išspręstos sudėtingos ar jautrios problemos - ir nesusipratimų rizika yra daug mažesnė. „Balsas yra dar vienas ryšių kanalas, per kurį galite jausti reakcijas“, - aiškina Petra Schmidt. Pokalbio dalyvis dvejoja arba spausdina aplink? Telefonu tai pastebime iš karto - ir galime paklausti, kas trukdo kitam. Elektroniniu paštu tai yra daug sunkiau ir užima daug laiko, jei ji visai veikia.

How to green the world's deserts and reverse climate change | Allan Savory (Kovo 2024).



Kompiuterių, El Užsakyti